Bien que les gains réalisés à l’aide de cette démarche d’amélioration continue n’aient pas fait l’objet d’une mesure scientifique, le sourire des employés photographiés laisse croire que la production des états financiers s’est bien déroulée!

Le rapport financier de la STM, approuvé lors de la séance du conseil d’administration du 2 avril, sera publié dans quelques semaines. Le document met à nouveau en lumière le sous-financement du transport collectif, fréquemment souligné par nos dirigeants, et l’effort de tous les secteurs de l’entreprise pour tendre vers l’équilibre budgétaire dans ce contexte. Bien qu’il faille continuer d’affirmer l’importance d’investir dans le transport collectif sur toutes les tribunes, ce n’est pas l’objet de cet article. Nous vous parlons plutôt du travail colossal que nécessite la production du rapport financier, travail mené par l’équipe de la Comptabilité financière, aidée par des collaborateurs de plusieurs autres secteurs au sein de la DE Finances et contrôle.

Imaginez : il faut colliger les données en provenance des achats, de la paie, de l’inventaire, des immobilisations, du système de ventes et perception, de la trésorerie, ainsi que des écritures comptables. Dans une entreprise de la taille de la STM, c’est quelque chose!

« Les gens de la Comptabilité financière nous ont approchés pour voir comment ils pourraient améliorer le processus de production des rapports financiers* et si possible, réduire la charge de travail qui y est associée, sans toutefois compromettre la qualité du résultat, raconte Josée Tremblay, gestionnaire corporative – Amélioration continue, Innovation et Gestion des risques. Nous avons examiné les différentes étapes – ce qu’on appelle cartographier le processus dans le vocabulaire de l’amélioration continue – et nous avons vu des opportunités d’amélioration dans la collecte des données. »

Nicole Racine, chef de section Comptabilité financière, confirme : « L’un de nos objectifs était de réduire le nombre d’itérations et de relances auprès de nos contributeurs. Dans certains cas, nos techniciens, analystes, conseillers et conseillers corporatifs devaient demander diverses informations successivement à un même secteur, tout simplement parce qu’elles n’étaient pas présentées d’une façon conforme à nos besoins. » Josée poursuit : « Nous avons lancé à l’équipe l’idée de concevoir des gabarits de collecte d’information. De cette façon, le collaborateur qui fournit de l’information sait exactement à quoi on s’attend de sa part. »

Autre initiative qui a été très appréciée : la section Comptabilité financière a tenu un lancement officiel du processus de fermeture de l’année financière. « Nous avons invité tous ceux qui y contribuent, précise Nicole. Ça nous a permis de présenter l’équipe (nous leur parlons surtout par courriel ou par téléphone), d’informer nos collaborateurs de notre processus de fin d’année et ainsi, de mobiliser tout le groupe autour de la production des états financiers. » La rencontre a été très appréciée, comme en témoigne la note de 95 % de satisfaction attribuée par les participants.

L’AMÉLIORATION CONTINUE FAIT DU CHEMIN
La STM s’est dotée d’un programme triennal d’amélioration continue. Au menu : rendre plus efficients les grands processus qui concernent toute l’entreprise. Voici trois exemples parmi les onze au programme :

• livrer le service ;
• planifier et développer les produits et les services ;
• gérer les ressources financières.

* Il faut en produire trois différents: le rapport financier STM, le rapport prescrit par le ministère des Affaires municipales, des Régions et de l’Occupation du territoire (MAMROT), ainsi qu’une version pour la Ville de Montréal.