« Ça n’arrête pas de bien aller! » Voilà la phrase que répondent plus souvent qu’autrement les chefs de bureau quand on prend de leurs nouvelles. Pourtant, leur rôle, méconnu de plusieurs, est rarement routinier. En voici un aperçu.

Vincent Légaré, Martin Gendron, Enrico Chartrand, Rodney Mackay, Bobby Therrien et Sylvain Côté. Absents de la photo : Emmanuel Motais, Alain Beaudry et Robert Nault.

Ils sont les gestionnaires des commis divisionnaires, mais aussi leurs alliés et coéquipiers en tout temps, car leur travail en est un de collaboration constante. Ils ne sont qu’une dizaine dans toute l’entreprise, soit un chef de bureau par centre, un pour le Transport adapté et un autre pour le métro. Si on avait à résumer leur mandat, on pourrait dire qu’ils encadrent tout le volet administratif en ce qui concerne les employés faisant partie du syndicat des chauffeurs, ainsi que leurs affectations. De plus, ils veillent à l’organisation et au bon déroulement des listes générales et divisionnaires.

Ils sont donc, en quelque sorte, la courroie de transmission entre le chauffeur et la livraison du service à la clientèle. «Étant donné que plusieurs tâches de nature administrative (horaires, vacances, paie, mouvement de personnel, etc.) sont sous la responsabilité des chefs de bureau, la convention collective est l’un de nos principaux outils de travail, indique Sylvain Côté, chef de division – administration à la Livraison du service. Nous devons voir à l’application rigoureuse et uniforme de ses règles». Cela explique pourquoi ils encadrent aussi les affectations des opérateurs et des changeurs, qui font partie du même syndicat.

«Il n’y a pas une journée qui ressemble à la précédente, souligne pour sa part Martin Gendron, chef de bureau au CT Frontenac. Les requêtes sont toutes différentes les unes des autres et nos objectifs évoluent constamment. C’est pourquoi la communication et la collaboration avec l’équipe et la direction sont si importantes.»

Pas étonnant alors que les chefs de bureau soient reconnus pour leur rigueur, leur autonomie et leur débrouillardise. À titre d’exemple, on parle de plus de 600 mouvements de personnel, 9 000 affectations distribuées aux chauffeurs et autant en supplémentaires mensuellement et 10 000 rapports d’accidents qui sont passés entre les mains des commis divisionnaires et des chefs de bureau en 2014 seulement. Et c’est sans compter l’organisation des listes, qui s’ajoute aux tâches quotidiennes de ces derniers et qui s’échelonnent sur un total d’environ sept mois de travail par année!

Les listes se modernisent

Dans un souci de mobilisation, le groupe Support à l’exploitation (GSE) a récemment développé le site Info commis, un système d’assignation en ligne qui a permis aux commis divisionnaires, lors de leurs dernières listes générales, de suivre en temps réel l’évolution des choix pour chaque centre. Il s’agissait d’un projet-pilote qui pourrait éventuellement être utilisé aussi par les chauffeurs, chefs d’opérations et cadre à l’Exploitation.

Lors de la liste générale commis 2015, j’ai beaucoup apprécié de pouvoir suivre en temps réel le choix de tous via info commis (liste commis). L’évolution des choix étant accessible pour chaque centre séparément, on avait un portrait rapide de tous les mouvements et des postes encore disponible a chaque endroit,(pour les pas de dates).
– Pierre Couture (Commis Legendre)

L’information n’est pas seulement utile à ceux qui font leur choix de travail :

Je me suis servi du nouveau système d’assignation en direct des commis dans l’info commis 2.0 pour pouvoir consulter en direct les nouveaux employés de mon centre afin de pouvoir planifier le plus tôt possible le besoin de formation.
– Robert Nault (Chef de bureau Saint-Denis)

Comme quoi même dans un contexte difficile, on peut toujours trouver une façon d’améliorer les choses!