L’équipe des comptes à payer: huit employés qui procèdent au paiement de près de 100 000 factures par année à la STM, un service essentiel à la bonne marche de l’entreprise. Mohammed Amine Herrati, Maggy Gelin, Gjyke Gjonbalaj Deskaj, Anne-Marie Samson, Laura Muraru, Geneviève Pilon, Caroline Rousseau, Xavier Loutre et Gilles Desjardins.

Pneus, boulons, mitaines, chaises de bureau, papier, savon écologique, voitures Azur, bus hybrides et électriques, services professionnels divers, tout y passe, puisque tout se paie. Les remboursements d’employés représentent aussi une grande partie de leur «volume d’affaires». Saviez-vous qu’il y a à peine trois ans, ces employés ont vécu un changement majeur dans leur quotidien?

Avec le soutien des Technologies de l’information et la Gestion de l’information, la section des comptes à payer a mis sur pied l’archivage numérique des factures. Cette initiative a permis de réduire de beaucoup la consommation, le stockage et le transport de papier puisque 200 000 pages étaient générées annuellement. Cette innovation s’est bel et bien matérialisée car 90% des factures de biens sont dorénavant reçues par courriel, les autres étant numérisées. En prime, grâce au logiciel de gestion documentaire Nuxeo, 80% d’entre elles sont classées automatiquement.

Gain de temps… et d’argent

Depuis l’automne dernier, l’équipe a fait un autre pas de géant en déployant une solution informatique qui permet d’approuver numériquement les factures liées à des services. Plus besoin de courir après des signatures papier! Gain de temps, mais aussi d’argent puisqu’une approbation accélérée de facture permet de payer le fournisseur en moins de 10 jours, ce qui peut entraîner un escompte. On estime ainsi à 500 000$ la somme épargnée en un an sur des factures de biens.

Dans l’avenir, on voit encore plus grand avec la mise en place d’un outil de traitement avancé de factures qui reconnaîtra davantage de factures, lira ce qui est facturé et procédera aux paiements automatiquement.

Toutes ces initiatives contribuent à donner à l’équipe des comptes à payer des tâches à valeur ajoutée, en plus de faciliter la vie des personnes impliquées dans le soutien administratif. Finies les longues saisies répétitives, la manipulation de papier et la préparation de documents d’approbation. Comme ces employés mettent le point final au paiement des factures, il va sans dire que des contacts étroits et la collaboration avec leurs collègues à l’interne et les fournisseurs facilitent grandement les opérations.

On le voit, tous ces changements ont des répercussions positives tant sur l’équipe que sur l’organisation. À tel point que la réputation des comptes à payer de la STM s’étend en-dehors des murs et que celle-ci fait figure de référence pour oser faire autrement.