Grâce à une collaboration avec l’équipe de la Gestion de l’information du Secrétariat corporatif, le Transport adapté (TA) tourne la page et rompt avec le papier : ses quelque 39 000 dossiers clients sont maintenant numériques. Nous avons discuté avec Geneviève Deschamps, chef de section, division contact clients et partenaires au TA, et Stéphanie Dumas, conseillère en ressources informationnelles et archives, pour en savoir plus sur cette réalisation.
 |
Gagner en efficacité
« Avant la numérisation, les préposés perdaient parfois du temps à chercher les dossiers physiques qui se promenaient d’un bureau à l’autre, explique Geneviève Deschamps. Malgré la pandémie, des employés devaient être présents sur place pour pouvoir consulter les informations sur la clientèle. Maintenant, les employés peuvent accéder aux dossiers des clients rapidement, en tout temps, et de partout. L’accès centralisé facilite beaucoup les choses et nous permet de gagner en efficacité. » |
 |
Rien n’a été laissé au hasard
La numérisation des dossiers a été réalisée en trois mois, de janvier à mars, par un fournisseur externe. De rigoureux mécanismes ont été mis en place pour veiller à la sécurité de l’information des clients en tout temps et à l’intégrité des documents numérisés. Le plus grand défi? « Penser à la suite, lance Stéphanie Dumas. Une procédure qui repose sur les bonnes pratiques a été élaborée pour s’assurer que les nouveaux documents entrants sont numérisés et classés de manière à permettre le repérage. Des membres de l’équipe du TA ont été formés pour réaliser cette tâche et pour faire un travail de vigie et de suivi avec la Gestion de l’information. » |
Vers un système encore plus performant
Une photo souvenir de l’époque pas si lointaine des dossiers papier.
Pour le moment, les dossiers sont déposés sur un espace sécurisé du serveur de la STM. Dans une seconde phase du projet, ils déménageront dans un Système de gestion électronique de documents. « Cette solution offre des fonctionnalités telles que l’historique de consultation qui faciliteront encore plus le travail des équipes au Transport adapté », explique Stéphanie. On n’arrête pas le progrès!
Bravo à toute l’équipe impliquée dans ce projet : Geneviève et Stéphanie, mais aussi Debbie-Ann Trudeau, Samara Comlekcioglu, Karim Mancer, Adly Pierre et Woodly Desanges du TA, sans oublier Carlos Edouardo Roa de l’Amélioration continue.
Vous avez dit combien?
38 848 : nombre de dossiers clients du TA numérisés.
35 : nombre moyen de minutes pour numériser un dossier (cela n’inclut pas le temps alloué à la vérification des fichiers à l’interne).
15 : nombre moyen de documents dans un dossier client (demande d’admission, preuve d’âge avec photo, condition médicale, rapports médicaux, correspondance, etc.).
Partager
