La rencontre de Luc Tremblay sur le PSO 2025 a été retransmise en direct dans plus de 150 lieux à la STM, ce qui a permis de rejoindre au moins autant, sinon plus de gens que dans la salle où avait lieu la présentation. Pour que cette webdiffusion à grande échelle soit couronnée de succès, il a fallu le travail concerté de plusieurs équipes à l’interne, tant aux Technologies de l’information et innovation (TII) qu’aux Communications internes.

«Tout a débuté l’an dernier avec une demande de Luc Tremblay, raconte Steve Boily, chef de section – Service aux utilisateurs (SAU). Il souhaitait que soit mise en place une solution web lui permettant de diffuser de l’information à l’ensemble des employés. À la maison, il suffit de se brancher à Skype, mais dans un réseau corporatif, c’est plus compliqué. Il fallait notamment tenir compte des aspects de sécurité, du calibrage de l’infrastructure réseau et de bien d’autres paramètres techniques. Les équipes Parc, Réseau et SAU ont travaillé conjointement pour identifier la configuration optimale.»

Un domaine en constante évolution

D’abord mise à l’essai pour les rencontres avec les gestionnaires, la webdiffusion permet désormais de rejoindre simultanément un grand nombre d’employés, tout en permettant à ceux-ci de poser des questions, comme le souligne Véronique Gagné, chef de section – Parc et gestion des actifs: «Une des forces de la webdiffusion, c’est de permettre les échanges. Ce n’est pas seulement une vidéo qui est diffusée aux employés et aux gestionnaires. La solution retenue nous permet aussi d’enregistrer la liste de questions non répondues, pour qu’elles le soient ultérieurement.»

«Les techniques de webdiffusion évoluent constamment, ce qui a forcé nos équipes à multiplier les essais, poursuit Véronique Gagné. La solution utilisée pour cette rencontre n’existait même pas il y a quelques mois. Elle offre un rendu visuel et auditif de qualité, ce qui était très important pour nous car le message se devait d’être bien compris par tous. Nous avons reçu beaucoup de commentaires nous disant que le son et l’image étaient excellents.»

Steve Boily conclut: «Avant, il fallait plusieurs pages de directives pour accéder à une retransmission en direct. Désormais, un hyperlien sécurisé et quelques indications suffisent. C’est un outil supplémentaire dans l’arsenal des moyens de communication et de collaboration de l’entreprise. La solution utilisée répond à un besoin de diffusion à grande échelle; d’autres solutions seront annoncées sous peu pour répondre à des besoins de vidéoconférences sectorielles.»