Une partie de l’équipe de la Dotation ayant participé à la refonte. De gauche à droite: Guillaume Duguay, Yu-Anne Jean. Fanny Plouffe, Karine Luci-Brodeur, Marie-Eve Pétroff, Florence Habel, Vanessa Lepage, Barbara Sydney, Alexane Bissonnette et Magalie Dussault.

Débutant en octobre 2019, le projet Refonte Mes Choix avait comme objectif de développer une solution « sur mesure » afin d’informatiser le processus de supplantation pour les employés des services d’entretien, tout en respectant les modalités prévues à la convention collective. C’est le 2 juin dernier que cette solution unique, développée à l’interne, et entièrement conçue pour répondre aux besoins spécifiques de la STM, a été implantée.

Accessible à partir de la section « Carrière » de l’intranet qui a également été renouvelée, « Mes choix » offre plusieurs nouvelles fonctionnalités :

• Un processus de supplantation informatisé;
• Une seule liste de choix pour l’octroi de postes et la supplantation;
• Un algorithme de traitement plus performant permettant d’améliorer l’efficacité du processus d’octroi et de traiter simultanément les supplantations;
• L’accès aux dates de traitement en cours et à venir;
• La possibilité pour les employés de s’abonner afin de recevoir des avis concernant les traitements, par courriel ou texto;
• L’accès au portrait des postes et des employés pour les gestionnaires.

Les équipes à l’entretien touchées par ces changements ont d’ailleurs plusieurs outils à leur disposition pour se familiariser avec les nouveautés :

• Tutoriels disponibles à partir de la plateforme de gestion des apprentissages OCTAVE;
• Aide à la tâche, foire aux questions et lexique à partir de la section « Carrière ».

Fier de ses contributeurs, le projet a bénéficié d’expertise de pointe

Pour mener à bien cette refonte, plusieurs défis ont été relevés par les membres dévoués de l’équipe projet. En effet, ils ont eu à traduire les règles complexes de la convention collective en un système efficace de traitements des postes et de supplantation. Ils ont également dû s’adapter au mode Agile en s’appropriant de nouveaux rôles, permettant ainsi d’améliorer leur efficience.

Ayant à cœur la satisfaction des différents utilisateurs, les équipes relevant des Technologies de l’information (CEDI, SAP, Sécurité, Livraison des services corpo et partagés) ont travaillé, tout au long du projet, en étroite collaboration avec des membres de l’équipe de la dotation, à la division Planification, acquisition de talents, diversité et rémunération. L’équipe de la dotation, quant à elle, s’est démarquée par son enthousiasme et sa contribution, de l’identification des besoins jusqu’à la réalisation, en passant par l’exécution des tests de la solution. Aussi, l’équipe multidisciplinaire, composée de membres des divisions Développement des compétences, Développement organisationnel et de la section Communications institutionnelles, a travaillé à pied d’œuvre pour faciliter la transition des équipes touchées par ces changements. En terminant, mentionnons la gestion de projet, où la résolution des enjeux a été appliquée avec rigueur et transparence en étroite collaboration avec les directions TII et Ressources humaines.

Félicitations à tous ceux et celles qui ont été impliqués dans ce projet d’envergure!

Dominic Cyr, Yannick Forget, Pierre Aubut, Damien Desjardins-Bélanger et François Martel	Mélissa Lemieux, Nadia Renaud, Julie Nolet et Bintou Nabe

Andrea Duarte	Danny Gibeau	Jie Xiao	Joëlle Desrosiers	Sylvie Desrosiers	Ngoc Thuy Nguyen